Viestintä ei ole vain välttämätön paha

Panostamalla toimivaan viestintään kohennat yrityksesi toimintaa, työhyvinvointia sekä yrityksestäsi saatavaa mielikuvaa

Olen seurannut ammatillisesta mielenkiinnosta jo vuosia eri yritysten toimia viestinnän parissa. Hämmästyksekseni ja harmituksekseni olen pistänyt merkille, että jopa kohtuullisen suurissa yrityksissä viestintä nähdään monesti jonkinlaisena välttämättömänä pahana tai ylipäätään yrityksen muusta toiminnasta irrallisena osana. On ehkä ajateltu, että viestinnällä tarkoitetaan vain niitä tilanteita, kun yritys vaikkapa lähettää mediatiedotteen tai kun toiminnasta tai palvelusta halutaan kertoa asiakkaille.

Tätä pohjaa vasten en pidä kovinkaan kummallisena sitä, että monen aloittavan – varsinkaan pienen – yrityksen kohdalla viestintä ei selkeästikään ole prioriteettilistalla kärkipäässä. Näin helposti käy, jos viestintä todella ajatellaan yrityksen (ydin)tekemisestä erillisenä prosessina. Aloittavankin yrittäjän ja yrityksen on kuitenkin hyvä muistaa, että viestintä on mukana käytännössä kaikessa yrityksen toiminnassa, oli sitten kyse yrityksen henkilöstön sisäisestä palaverista tai asiakaspalvelutilanteesta.

Viestintään panostaminen ja sen suunnitteleminen kannattakin ehdottomasti pitää mukana toiminnan alusta saakka pienissäkin yrityksissä. Tämä siksi, että hyvin suunnitelulla ja suunnitelman mukaan toteutetulla viestinnällä yritys saa mitä todennäköisemmin sekä tyytyväisempiä työntekijöitä että asiakkaita!

Seuraavassa muutamia ydinasioita sisäisestä viestinnästä sekä ulkoisesta viestinnästä. Kirjoituksen lopussa on myös mainittu lyhyesti myös muita viestinnän muista osa-alueista neuvottelu ja ryhmäviestintä, jotka on niin ikään tärkeä ottaa huomioon yrityksen toiminnassa heti alusta alkaen, myös pienissä yrityksissä!

Sisäisestä viestinnästä puhutaan silloin, kun tarkoitetaan yrityksen sisällä tapahtuvaa viestintää, jonka ei ole tarkoitus tavoittaa muita henkilöitä kuin yrityksen omaa henkilöstöä. Sisäisen viestinnän suunnitelma on syytä tehdä aina, kun yrityksessä on enemmän työntekijöitä kuin yrittäjä itse. Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa esimerkiksi viestinnän vuosikelloa, johon on merkattu ajankohdat, jolloin käydään yrityksen sisäiset neuvonpidot esimerkiksi seuraavan vuoden toimintasuunnitelmasta, vuosilomista, milloin pidetään kehityskeskustelut ja niin edelleen.

Kun työntekijöiden määrä kasvaa suuremmaksi, sisäisen viestinnän merkitys kasvaa samassa suhteessa. Jo kymmenen henkilön yrityksessä sisäistä viestintää ei huitaista tuosta noin vaan, vasemmalla kädellä. On syytä suunnitella esimerkiksi se, kuka vastaa minkäkin asian tiedottamisesta, keille mistäkin asiasta kerrotaan ja esimerkiksi ajankohdat tietyistä asioista tiedottamiselle (kuten juuri lomat). Hyvä on myös pitää pesäero virallisempien palaverien ja vapaamuotoisen kanssakäymisen välillä. Eli esimerkiksi yrityksen toimintaan liittyviä asioita käsitellään sille varatussa viikkopalaverissa, ja normaalit kahvitauot on pyhitetty epämuodolliselle keskustelulle, joka on niin ikään tärkeä osa yrityksen sisäistä viestintää, tiedon siirtoa ja henkilöiden välistä dynamiikkaa.

Nykyisen varsin sirpaleisen viestintäväline ja -sovelluskentän aikana on myös hyvä luoda pelisäännöt sille, mitä välineitä ja sovelluksia keskinäiseen viestintään käytetään ja mihin kellonaikoihin ihmisten odotetaan olevan tavoitettavissa muulloin kuin työaikana.

Ulkoinen viestintä taas tarkoittaa viestintää, joka on selkeästi suunnattu yrityksen ulkopuolelle, esimerkiksi asiakkaille, julkiselle sektorille tai vaikkapa tiedotusvälineille. Ulkoista viestintää määrittää suuresti se, onko kyseessä B2B vai B2C -viestintä. Yritysten välisessä viestinnässä – varsinkin jos kyseessä on saman alan asiantuntijoiden välinen viestintä – voidaan hyvinkin toimia esimerkiksi alan sanaston parissa, kun taas kuluttajille suunnattu viestintä tulee olla lähtökohtaisesti selkokielisempää ja enemmän ”rautalankamallia”. Myös esimerkiksi lainsäädäntö vaikkapa tilaus- ja toimitusehtojen osalta vaikuttaa siihen, minkälaista tekstiä käytetään vaikkapa asiakaskirjeissä B2B vs. B2C -viestinnässä.

Ulkoista viestintää ovat myös esimerkiksi tiedotusvälineille lähetettävät tiedotteet tai mediasta ostettava mainosnäkyvyys. Tiedotteen tekemisessä kannattaa huomioida se, että median (ja usein myös yleisen mielenkiinnon) näkökulmasta joku yksittäinen nosto yrityksen toimintaan liittyen on kiinnostavampi asia tai uutinen kuin yrityksen sisältä katsottuna sitä oleva asia, kuten vaikkapa osavuosikatsaus. Tiedotetta laatiessa olisikin hyvä saada esiin asioita tai ilmiöitä lukujen takaa. Eli esimerkiksi: ”Idän vienti nosti Sähköputkimies Oy:n liikevaihdon kasvuun” on huomattavasti kiinnostavampi otsikko kuin ”Ohessa tilinpäätöstiedotteemme”.

Ulkoista viestintää on kuitenkin paljon muutakin kuin yritysjohdon pitkälti määrittämä virallinen tiedottaminen, asiakaskirjeiden lähettäminen, verkkosivujen uutisointi tai vaikkapa some-päivitykset. Jos yritys esimerkiksi toimii asiakaspalvelutehtävissä, on jokainen asiakastapaaminen tai jo yksittäinen sähköpostiviesti niin ikään ulkoista viestintää. Tämän vuoksi yrityksen viestinnän strategiat ja niiden toteuttamissuunnitelmat tulee myös jalkauttaa käytännön tasolla koko henkilöstölle!

Työpaikalla – jossa on useampi kuin yksi työntekijä – muodostuu aina ryhmiä. Ryhmiä muodostuu sekä muodollisesti että epämuodollisesti. Ryhmäviestinnän keinoin pystytään pureutumaan esimerkiksi ryhmädynamiikkaan (muun muassa roolien syntyminen ja muuttuminen ryhmässä) tai ryhmäkeskusteluiden jäsentämiseen liittyviin asioihin. Jälkimmäisten osalta usein unohtuva seikka on se, että vaikkapa jonkun työryhmän/tiimin ryhmäkeskustelun jälkeen (johto)päätökset jää kirjaamatta ylös, jolloin saattaa jäädä erilaisia käsityksiä siitä, mitä on sovittu tai päätetty. Kuten sisäisen viestinnän osalta, myös ryhmäviestintään ja sen prosesseihin panostaminen näkyy työhyvinvoinnissa.

Useimmissa yrityksissä käydään heti toiminnan alusta saakka neuvotteluita. Neuvottelutaidoista ja -tiedoista on hyötyä, oli sitten kyseessä myyntineuvottelu tai vaikkapa palkkaneuvottelu. Neuvottelemaan lähtiessä on hyvä tehdä analyysi kohteesta, tavoitteista ja neuvottelukumppanista sekä tehdä näiden pohjalta neuvottelustrategia. Mitä tärkeämpi neuvottelu, sitä huolellisempi valmistautuminen!

Ja näissä vain tietenkin pintaraapaisu viestinnän kenttään, paljon on muitakin tärkeitä teemoja (kuten vaikkapa kriisiviestintä), ja kaikissa edellä mainituissa päästään yksityiskohtien osalta huomattavasti syvemmälle.

Jos viestinnän asiat tuntuvat hankalilta, tai niiden suunnitteluun ei oma aika riitä, älä huolestu. Kaikkea ei yrittäjän tarvitse (eikä kannatakaan) tehdä itse. Mikkelin seudullakin useampi yritys tarjoaa näitä palveluita, muun muassa Viestintä Kreivi Oy. Eli mikäli asioiden kuntoon laittaminen tai koulutukset edellä mainituista aiheista kiinnostaa, ole yhteydessä alan ammattilaiseen, jotta saat kartoitettua yrityksesi tilanteen!

Niko Takala, Viestintä Kreivi Oy

Kirjoittaja on viestintä- ja mainostoimistopalveluita tarjoavan mikkeliläisen Viestintä Kreivi Oy:n toimitusjohtaja, yrittäjä ja kouluttaja. Hän on toiminut myös yli 15 vuotta mediakentällä toimittajana sekä paikallislehtiyrittäjänä.